POLITIQUE DE DESTRUCTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le responsable du traitement est le cabinet du Doç. Dr. Güncel Öztürk, qui conserve et détruit vos données personnelles conformément, en premier lieu, à la Constitution, à la Loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles, au Règlement sur la suppression, la destruction ou l’anonymisation des données personnelles, ainsi qu’à toute autre législation applicable, en respectant les principes généraux et les dispositions énoncés dans la présente Politique de conservation et de destruction des données personnelles.

Par la présente Politique, le Cabinet vise à définir les principes et règles généraux relatifs à la conservation et à la destruction des données des personnes physiques faisant l’objet d’activités de traitement de données personnelles dans le cadre de la KVKK, ainsi qu’à s’acquitter des obligations prévues par la législation.

Consentement explicite : Consentement donné à un sujet déterminé, fondé sur l’information et exprimé librement,

Groupe de destinataires :Catégorie de personnes physiques ou morales auxquelles les données personnelles sont transférées par le responsable du traitement,

Anonymisation : Rendre les données personnelles impossibles à associer, d’aucune manière, à une personne physique identifiée ou identifiable, même en les recoupant avec d’autres données.

Utilisateur concerné : Personnes qui traitent des données personnelles au sein de l’organisation du responsable du traitement ou conformément à l’autorisation et aux instructions reçues du responsable du traitement, à l’exclusion de la personne ou de l’unité chargée du stockage technique, de la protection et de la sauvegarde des données,

Destruction :Suppression, destruction ou anonymisation des données personnelles,
Données personnelles :Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (ex. nom-prénom, TCKN, e-mail, adresse, date de naissance, numéro de carte de crédit, numéro de compte bancaire

Personne concernée : La personne physique dont les données personnelles sont traitées,

Traitement des données personnelles : Toute opération effectuée sur des données, telle que l’obtention (entièrement ou partiellement automatisée ou non automatisée à condition de faire partie d’un système d’enregistrement de données), l’enregistrement, le stockage, la conservation, la modification, la réorganisation, la divulgation, le transfert, la reprise, la mise à disposition, la classification ou l’empêchement de l’utilisation,

Données personnelles sensibles : Race, origine ethnique, opinion politique, croyance philosophique, religion, secte ou autres croyances, tenue vestimentaire, appartenance à une association, une fondation ou un syndicat, santé, vie sexuelle, condamnations pénales et mesures de sûreté, ainsi que données biométriques et génétiques,

Destruction périodique : Procédure de suppression, de destruction ou d’anonymisation réalisée d’office, à des intervalles répétés indiqués dans la présente Politique, lorsque l’ensemble des conditions de traitement des données personnelles prévues par la KVKK disparaît,

SUPPORTS D’ENREGISTREMENT RÉGLEMENTÉS PAR LA POLITIQUE

Elle couvre toutes les données personnelles faisant l’objet d’activités de traitement de données dans le cadre de la KVKK. En outre, les documents auxquels la Politique renvoie couvrent à la fois leurs copies physiques et numériques.

Le Cabinet conserve toutes les données personnelles faisant l’objet d’activités de traitement de données dans le cadre de la KVKK, traitées entièrement ou partiellement de manière automatisée ou de manière non automatisée à condition de faire partie d’un système d’enregistrement de données, dans les environnements suivants :

Ordinateurs du cabinet, comptes e-mail, ordinateurs de bureau, appareils des employés (ex. téléphone portable), espaces de sauvegarde, dossiers papier, classeurs, registre des visiteurs, CD, DVD, USB, disques durs, imprimante, photocopieur, etc.

RAISONS NÉCESSITANT LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les principes suivants sont appliqués dans les activités de traitement des données personnelles :

Respect de la loi et de la règle de bonne foi,
• Veiller à ce que les données personnelles soient exactes et, si nécessaire, à jour,
• Traitement à des fins déterminées, explicites et légitimes,
• Être pertinentes, limitées et proportionnées à la finalité du traitement,
• Conserver pendant la durée prévue par la législation applicable ou nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

Notre Cabinet conserve et utilise les données personnelles conformément aux finalités du traitement et sur la base des conditions de traitement des données personnelles prévues aux articles 5 et 6 de la KVKK ci-dessous ; et lorsque l’ensemble de ces conditions disparaît, il détruit les données personnelles d’office ou à la demande de la personne concernée :

Existence du consentement explicite de la personne concernée : La première condition du traitement des données personnelles est le consentement explicite de la personne concernée.

Prévu explicitement par la loi :Les données personnelles de la personne concernée peuvent être traitées légalement sans obtenir de consentement explicite lorsque la loi le prévoit expressément.

Impossibilité d’obtenir le consentement explicite en raison d’une impossibilité de fait :Lorsque, en raison d’une impossibilité de fait, la personne ne peut pas exprimer son consentement ou que son consentement ne peut pas être reconnu comme valable, et que le traitement est nécessaire pour protéger sa vie ou son intégrité physique, ou celle d’une autre personne, les données personnelles peuvent être traitées.

En lien direct avec la conclusion ou l’exécution d’un contrat :Le traitement des données personnelles est possible lorsqu’il est nécessaire, à condition d’être directement lié à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, pour traiter les données personnelles des parties au contrat.

Obligation légale : Lorsque le traitement est obligatoire pour que notre entreprise respecte ses obligations légales, les données de la personne concernée peuvent être traitées.

Rendre publiques les données personnelles par la personne concernée :Lorsque la personne concernée a rendu ses données personnelles publiques, ces données peuvent être traitées dans la limite de cette publicité.

Nécessité du traitement pour l’établissement, l’exercice ou la protection d’un droit :Lorsque le traitement est obligatoire pour l’établissement, l’exercice ou la protection d’un droit, les données personnelles de la personne concernée peuvent être traitées.

Nécessité du traitement pour l’intérêt légitime de notre entreprise :À condition de ne pas porter atteinte aux droits et libertés fondamentaux de la personne concernée, les données personnelles peuvent être traitées lorsque le traitement est nécessaire aux intérêts légitimes de notre entreprise.

SUPPRESSION, DESTRUCTION OU ANONYMISATION DES DONNÉES PERSONNELLES

Les données personnelles sont supprimées, détruites ou anonymisées par l’entreprise, à la demande de la personne concernée ou d’office, lorsque : les dispositions légales pertinentes constituant la base du traitement sont modifiées ou abrogées ; la finalité nécessitant le traitement ou la conservation disparaît ; dans les cas où le traitement repose uniquement sur le consentement explicite et que la personne concernée retire son consentement ; la durée maximale de conservation est expirée et qu’aucune condition ne justifie une conservation plus longue.

Sauf décision contraire du Conseil de protection des données personnelles, notre entreprise choisit la méthode appropriée parmi la suppression, la destruction ou l’anonymisation d’office, en fonction des possibilités technologiques et des coûts de mise en œuvre. À la demande de la personne concernée, le motif de la méthode choisie est expliqué. Les mesures techniques et administratives nécessaires sont prises pour chacune de ces opérations.

MESURES TECHNIQUES ET ADMINISTRATIVES PRISES

Conformément à l’article 12 de la KVKK et aux dispositions du Règlement, aux principes généraux indiqués ci-dessus, à la présente Politique et aux décisions du Conseil de protection des données personnelles, notre Cabinet prend, en fonction des possibilités technologiques et des coûts de mise en œuvre, les mesures techniques et administratives nécessaires concernant les éléments suivants :

Les logiciels et matériels nécessaires ont été déterminés. Des mots de passe forts sont utilisés sur les ordinateurs et les comptes e-mail.
Les obligations de protection des informations des patients ont été transmises à notre personnel par des formations, et les responsabilités ont été formalisées par des contrats de travail. (Accords de confidentialité) Cette obligation se poursuit après le départ des personnes concernées.
L’infrastructure nécessaire a été mise en place afin d’assurer la sauvegarde de toutes les données.
Les employés pouvant accéder aux données sur les ordinateurs ont été déterminés.
Les dossiers et informations des patients ne sont fournis qu’aux personnes concernées elles-mêmes, à leurs proches ayant donné une autorisation écrite, aux institutions et organismes publics compétents dans le cadre de la législation, et aux autorités judiciaires compétentes en cas de procédure judiciaire.
Avant de commencer le traitement des données personnelles, l’obligation d’information envers les personnes concernées est respectée par l’institution.
Un inventaire de traitement des données personnelles a été préparé.

DURÉES DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION

Notre Cabinet conserve et détruit les données personnelles uniquement pendant la durée indiquée par la législation à laquelle il est tenu de se conformer ou pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles sont traitées.

Si la personne concernée demande à notre entreprise la destruction de ses données personnelles :

Si toutes les conditions de traitement des données personnelles ont disparu : la demande est traitée au plus tard dans un délai de trente jours, la personne concernée est informée et, si les données personnelles faisant l’objet de la demande ont été transférées à des tiers, ceux-ci en sont informés et les mesures nécessaires sont assurées auprès de ces tiers.

Si toutes les conditions de traitement des données personnelles n’ont pas disparu : la demande peut être rejetée en expliquant le motif conformément au troisième alinéa de l’article 13 de la KVKK, et la réponse de rejet est communiquée à la personne concernée au plus tard dans un délai de trente jours, par écrit ou par voie numérique.

DURÉES DE DESTRUCTION PÉRIODIQUE

Les données personnelles sont détruites lors de la première opération de destruction périodique suivant la date à laquelle l’obligation de destruction apparaît. Dans ce cadre, en cas d’apparition de l’obligation de destruction, les données personnelles sont soumises à la destruction à des périodes de 6 mois.

PROCESSUS	DURÉE DE CONSERVATION	DURÉE DE DESTRUCTION
Préparation des contrats	10 ans à compter de la fin du contrat	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation
Conduite des processus de ressources humaines	10 ans à compter de la fin de l’activité	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation
Conduite des processus d’accès au matériel et aux logiciels	5 ans	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation
Enregistrement des visiteurs et des participants aux réunions	5 ans	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation
Registres de données de santé personnelles	Pendant la durée prévue par la législation applicable	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation
Données d’identité	Pendant la durée prévue par la législation applicable	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation
Images de vidéosurveillance	Pendant la durée prévue par la législation applicable	Lors de la première période de destruction périodique suivant la fin de la durée de conservation

La présente Politique est réputée être entrée en vigueur après sa publication sur le site internet.