POLITICA DI DISTRUZIONE DEI DATI PERSONALI

Il titolare del trattamento  è lo studio del Doç. Dr. Güncel Öztürk, che conserva e distrugge i vostri dati personali nel rispetto, innanzitutto, della Costituzione, della Legge n. 6698 sulla Protezione dei Dati Personali (KVKK), del Regolamento relativo alla cancellazione, distruzione o anonimizzazione dei dati personali e di ogni altra normativa pertinente, in conformità ai principi generali e alle disposizioni indicate nella presente Politica di conservazione e distruzione dei dati personali.

 

Con la presente Politica, lo Studio mira a stabilire i principi e le regole generali in merito alla conservazione e alla distruzione dei dati delle persone fisiche oggetto di attività di trattamento di dati personali ai sensi della KVKK, nonché ad adempiere agli obblighi previsti dalla normativa.

Consenso esplicito: Consenso espresso liberamente, basato su un’adeguata informazione e riferito a uno specifico argomento,

Gruppo di destinatari:La categoria di persone fisiche o giuridiche alle quali il titolare del trattamento trasferisce i dati personali,

Anonimizzazione : Rendere i dati personali tali da non poter essere associati, in alcun modo, nemmeno mediante confronto con altri dati, a una persona fisica identificata o identificabile.

Utente interessato: Le persone che trattano i dati personali all’interno dell’organizzazione del titolare del trattamento o in base all’autorizzazione e alle istruzioni ricevute dal titolare, ad eccezione della persona o unità responsabile dell’archiviazione tecnica, della protezione e del backup dei dati,

Distruzione:Cancellazione, distruzione o anonimizzazione dei dati personali,
Dati personali:Qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (ad es. nome-cognome, TCKN, e-mail, indirizzo, data di nascita, numero di carta di credito, numero di conto bancario

Interessato: La persona fisica i cui dati personali sono trattati,

Trattamento dei dati personali: Qualsiasi operazione effettuata sui dati, come l’ottenimento (in tutto o in parte automatizzato o non automatizzato purché faccia parte di un sistema di registrazione dei dati), la registrazione, la conservazione, la custodia, la modifica, la riorganizzazione, la divulgazione, il trasferimento, la presa in carico, la messa a disposizione, la classificazione o l’impedimento dell’uso,

Dati personali di natura particolare: Razza, origine etnica, opinione politica, credo filosofico, religione, setta o altri credi, abbigliamento, appartenenza ad associazioni, fondazioni o sindacati, salute, vita sessuale, condanne penali e misure di sicurezza, nonché dati biometrici e genetici,

Distruzione periodica: La procedura di cancellazione, distruzione o anonimizzazione da effettuarsi d’ufficio a intervalli ripetuti indicati nella presente Politica qualora vengano meno tutte le condizioni del trattamento dei dati personali previste dalla KVKK,

 

SUPPORTI DI REGISTRAZIONE DISCIPLINATI DALLA POLITICA

Essa comprende tutti i dati personali oggetto di attività di trattamento nell’ambito della KVKK. Inoltre, i documenti richiamati dalla Politica comprendono sia le copie fisiche sia quelle digitali.

Lo Studio conserva tutti i dati personali oggetto di attività di trattamento nell’ambito della KVKK, trattati in tutto o in parte con mezzi automatizzati o non automatizzati purché facciano parte di un sistema di registrazione, nei seguenti ambienti:

Computer dello studio, account e-mail, computer desktop, dispositivi dei dipendenti (ad es. telefono cellulare), aree di backup, fascicoli cartacei, raccoglitori, registro visitatori, CD, DVD, USB, hard disk, stampante, fotocopiatrice, ecc.

CAUSE CHE RICHIEDONO LA CONSERVAZIONE E LA DISTRUZIONE DEI DATI PERSONALI

Nelle attività di trattamento dei dati personali si adottano i seguenti principi:

  • Conformità alla legge e al principio di correttezza,
    • Garantire che i dati personali siano corretti e, quando necessario, aggiornati,
    • Trattamento per finalità determinate, esplicite e legittime,
    • Pertinenza, limitazione e proporzionalità rispetto alle finalità del trattamento,
    • Conservazione per il periodo previsto dalla normativa pertinente o per il periodo necessario alle finalità per cui sono trattati.

Il nostro Studio conserva e utilizza i dati personali in conformità alle finalità del trattamento e sulla base delle condizioni di trattamento dei dati personali previste dagli articoli 5 e 6 della KVKK indicati di seguito; e qualora vengano meno tutte le condizioni, distrugge i dati personali d’ufficio o su richiesta dell’interessato:

 

Presenza del consenso esplicito dell’interessato: La prima condizione del trattamento dei dati personali è il consenso esplicito dell’interessato.

Previsione espressa dalla legge:I dati personali dell’interessato possono essere trattati lecitamente senza ottenere il consenso esplicito qualora ciò sia espressamente previsto dalla legge.

Impossibilità di ottenere il consenso esplicito dell’interessato per impossibilità di fatto:Qualora, per impossibilità di fatto, la persona non possa esprimere il consenso o il suo consenso non possa essere considerato valido, e il trattamento dei dati personali sia necessario per proteggere la vita o l’integrità fisica della persona stessa o di un’altra persona, i dati personali possono essere trattati.

Diretta correlazione con la conclusione o l’esecuzione di un contratto:Il trattamento dei dati personali è possibile qualora sia necessario, a condizione che sia direttamente correlato alla conclusione o all’esecuzione di un contratto, per trattare i dati personali delle parti del contratto.

Obbligo legale: Qualora il trattamento sia necessario per adempiere agli obblighi legali della nostra azienda, i dati dell’interessato possono essere trattati.

Rendere pubblici i dati personali da parte dell’interessato:Qualora l’interessato abbia reso pubblici i propri dati personali, tali dati possono essere trattati limitatamente a quanto reso pubblico.

Necessità del trattamento per l’instaurazione, l’esercizio o la tutela di un diritto:Qualora il trattamento sia necessario per instaurare, esercitare o tutelare un diritto, i dati personali dell’interessato possono essere trattati.

Necessità del trattamento per il legittimo interesse della nostra azienda:Fermo restando che non si arrechino pregiudizio ai diritti e alle libertà fondamentali dell’interessato, i dati personali possono essere trattati qualora il trattamento sia necessario per i legittimi interessi della nostra azienda.

 

CANCELLAZIONE, DISTRUZIONE O ANONIMIZZAZIONE DEI DATI PERSONALI

I dati personali vengono cancellati, distrutti o anonimizzati dall’azienda su richiesta dell’interessato o d’ufficio nei casi in cui: le disposizioni normative pertinenti che costituiscono la base del trattamento siano modificate o abrogate; venga meno la finalità che richiede il trattamento o la conservazione; nei casi in cui il trattamento si basi esclusivamente sul consenso esplicito e l’interessato ritiri il proprio consenso; sia decorso il termine massimo di conservazione e non sussista alcuna condizione che giustifichi una conservazione più lunga.

 

Salvo diversa decisione del Consiglio per la Protezione dei Dati Personali, la nostra azienda sceglie il metodo appropriato tra la cancellazione, la distruzione o l’anonimizzazione d’ufficio, in base alle possibilità tecnologiche e ai costi di applicazione. Su richiesta dell’interessato, viene spiegata la motivazione del metodo appropriato. Per ciascuna di tali operazioni vengono adottate le necessarie misure tecniche e amministrative.

MISURE TECNICHE E AMMINISTRATIVE ADOTTATE

In conformità all’articolo 12 della KVKK e alle disposizioni del Regolamento, ai principi generali sopra indicati, alla presente Politica e alle decisioni del Consiglio per la Protezione dei Dati Personali, il nostro Studio adotta le necessarie misure tecniche e amministrative in base alle possibilità tecnologiche e ai costi di applicazione in relazione ai seguenti aspetti:

  • Sono stati individuati il software e l’hardware necessari. Vengono utilizzate password complesse sui computer e sugli account e-mail.
  • Ciò che deve essere protetto ai fini della tutela delle informazioni dei pazienti è stato comunicato al nostro personale tramite formazione, e le responsabilità sono state formalizzate per iscritto mediante contratti di lavoro. (Accordi di riservatezza) Tale obbligo continua anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
  • È stata predisposta l’infrastruttura necessaria per il backup di tutti i dati.
  • Sono stati identificati i dipendenti che possono accedere ai dati sui computer.
  • I fascicoli e le informazioni dei pazienti sono forniti esclusivamente agli interessati stessi, ai loro familiari per i quali sia stata rilasciata autorizzazione scritta, alle istituzioni e organizzazioni pubbliche competenti nell’ambito della normativa, e alle autorità giudiziarie competenti nei casi giudiziari.
  • Prima di avviare il trattamento dei dati personali, l’obbligo di informativa verso gli interessati è adempiuto dall’Istituzione.
  • È stato predisposto un inventario del trattamento dei dati personali.

TERMINI DI CONSERVAZIONE E DISTRUZIONE

Il nostro Studio conserva e distrugge i dati personali solo per il periodo indicato dalla normativa a cui è tenuto a conformarsi o per il periodo necessario alle finalità per le quali sono trattati.

Qualora l’interessato presenti domanda alla nostra azienda richiedendo la distruzione dei propri dati personali:

Se tutte le condizioni del trattamento dei dati personali sono venute meno: la richiesta è conclusa entro e non oltre trenta giorni e l’interessato è informato; se i dati personali oggetto della richiesta sono stati trasferiti a terzi, tale situazione è comunicata al terzo e si assicura che vengano svolte le operazioni necessarie presso il terzo.

Se tutte le condizioni del trattamento dei dati personali non sono venute meno: la richiesta può essere respinta motivando ai sensi del terzo comma dell’articolo 13 della KVKK, e la risposta di rigetto è comunicata all’interessato entro e non oltre trenta giorni per iscritto o in formato digitale.

TERMINI DI DISTRUZIONE PERIODICA

I dati personali vengono distrutti nella prima procedura di distruzione periodica successiva alla data in cui sorge l’obbligo di distruzione dei dati personali. In questo ambito, qualora sorga l’obbligo di distruzione, i dati personali sono sottoposti a distruzione con periodicità di 6 mesi.

PROCESSO PERIODO DI CONSERVAZIONE PERIODO DI DISTRUZIONE
Preparazione dei contratti 10 anni dalla fine del contratto Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione
Esecuzione dei processi delle risorse umane 10 anni dalla cessazione dell’attività Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione
Esecuzione dei processi di accesso a hardware e software 5 anni Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione
Registrazione dei visitatori e dei partecipanti alle riunioni 5 anni Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione
Registri dei dati sanitari personali Per il periodo previsto dalla normativa pertinente Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione
Dati di identità Per il periodo previsto dalla normativa pertinente Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione
Immagini della videocamera

 

 

 

 Per il periodo previsto dalla normativa pertinente Nel primo periodo di distruzione periodica successivo alla fine del periodo di conservazione

 

La presente Politica si considera entrata in vigore dopo la sua pubblicazione sul sito internet.